Ab 01.01.2026 wird die Erstattung von Heimladestrom für E-/PHEV-Dienstwagen einfacher standardisierbar: Die alten Monatspauschalen laufen aus, stattdessen gibt es eine Strompreispauschale (2026–2030) als praxistaugliche Option. Entscheidend bleibt ein sauberer kWh-Nachweis per Zähler und eine einheitliche Abrechnungsmethode pro Kalenderjahr (Pauschale oder tatsächliche Kosten). Dynamische Tarife und PV zuhause sind ausdrücklich berücksichtigt – wer Policy, Messkonzept und Payroll-Prozess jetzt klar aufsetzt, reduziert Rückfragen und Prüfungsrisiken deutlich.
Heimladen ist Alltag – die Abrechnung oft nicht
In vielen Unternehmen ist das Laden des Dienstwagens zuhause längst Standard. Gleichzeitig landen bei HR und Payroll immer wieder dieselben Fragen auf dem Tisch: Wie weisen wir die geladene Strommenge nach? Welcher kWh-Preis ist korrekt – gerade bei PV oder dynamischen Tarifen? Und wie vermeiden wir Diskussionen bei einer Lohnsteuerprüfung?
Mit dem BMF-Schreiben vom 11.11.2025 wird die Erstattung von selbst getragenen Stromkosten für das Laden eines überlassenen Elektro- oder Plug-in-Hybrid-Dienstwagens ab 01.01.2026 deutlich klarer geregelt – insbesondere durch eine neue, praxisnahe Strompreispauschale und präzisere Vorgaben zu Nachweisen und Dokumentation.
Warum das Thema relevant ist
Für Unternehmen geht es dabei nicht nur um „Steuerdetails“, sondern um drei sehr praktische Ziele:
- Revisionssicherheit: klare, dokumentierte Prozesse statt Einzelfallentscheidungen.
- Akzeptanz im Fuhrpark: faire, nachvollziehbare Erstattung – auch bei PV, Wärmepumpe oder dynamischen Tarifen im Haushalt.
- Operative Entlastung: weniger Belege, weniger Rückfragen, weniger Sonderfälle.
Gerade bei wachsenden Flotten wird aus „ein paar Abrechnungen“ schnell ein Prozess, der ohne Standardisierung teuer wird – in Zeit, Abstimmung und Fehleranfälligkeit.
Die wichtigsten Fakten aus dem BMF-Schreiben (kompakt)
1) Privatfahrzeug vs. Dienstwagen: der entscheidende Unterschied
Das Schreiben zieht eine klare Linie:
- Privates E-Fahrzeug des Mitarbeitenden: Erstattung selbst getragener Stromkosten ist steuerpflichtiger Arbeitslohn.
- Überlassener Dienstwagen (E/PHEV): Erstattung der zuhause getragenen Ladestromkosten ist steuerfreier Auslagenersatz (§ 3 Nr. 50 EStG) – wenn die Ermittlung/Nachweise passen.
Das ist für Car Policy und Payroll zentral: Schon die falsche Zuordnung (privat vs. dienstlich) macht ein sauber aufgebautes System wertlos.
2) Ohne kWh-Nachweis geht es nicht: Zähler als Grundvoraussetzung
Die geladene Strommenge ist grundsätzlich durch einen separaten Zähler nachzuweisen – stationär (z. B. in/bei der Wallbox) oder mobil.
Praxisfolgen:
- Eine „Schätzung“ oder eine reine Kilometer-/Verbrauchsannahme ist nicht das Zielbild.
- Für Unternehmen bedeutet das: Messkonzept wird zum Pflichtbaustein – technisch und organisatorisch.
3) Bis Ende 2025: alte Monatspauschalen – ab 2026: neue Strompreispauschale
Die bisherigen monatlichen Pauschalen aus dem älteren BMF-Schreiben sind letztmalig für Lohnzahlungszeiträume vor dem 01.01.2026 anwendbar.
Für 01.01.2026 bis 31.12.2030 führt das BMF eine neue Strompreispauschale ein. Sie basiert auf einem halbjährlich veröffentlichten Gesamtstrompreis des Statistischen Bundesamts (Verbrauchsband 5.000 bis <15.000 kWh; Abrundung auf volle Cent; Jahresanwendung orientiert sich am 1. Halbjahr des Vorjahres).
Wichtig für die Prozessgestaltung: Die gewählte Methode soll einheitlich für das Kalenderjahr angewandt werden.
4) Dynamische Tarife und PV zuhause: ausdrücklich mitgedacht
Das Schreiben adressiert explizit die Realitäten in Haushalten:
- Bei dynamischen Stromtarifen ist eine Abrechnung über durchschnittliche monatliche Stromkosten je kWh (inkl. anteiligem Grundpreis) möglich.
- Bei PV-gespeister Wallbox zuhause wird pragmatisch auf den vertraglichen Haushaltstarif (bzw. bei dynamisch auf den Monatsdurchschnitt) abgestellt – ebenfalls inkl. Grundpreisanteil.
- Die Strompreispauschale kann ausdrücklich auch in Fällen mit dynamischem Tarif und PV genutzt werden.
Damit wird ein häufiger Streitpunkt entschärft: Es geht nicht darum, im Unternehmen „PV-Gestehungskosten“ nachzurechnen, sondern um eine handhabbare, belegbare Regel.
5) Wallbox, Installation, Betrieb: „Ladevorrichtung“ ist sehr weit gefasst
„Ladevorrichtung“ umfasst die gesamte Ladeinfrastruktur inklusive Zubehör und Dienstleistungen – ausdrücklich auch Installation/Inbetriebnahme, Wartung/Betrieb und Vorarbeiten wie das Verlegen von Starkstromkabeln.
Das ist relevant, wenn Arbeitgeber:
- eine Wallbox stellen/übereignen,
- oder Zuschüsse für Anschaffung/Installation/Betrieb leisten.
6) 25% Pauschalversteuerung: für Wallbox-Übereignung und Zuschüsse (nicht für Ladestrom)
Das Schreiben sieht die Möglichkeit vor, Vorteile aus
- Übereignung einer Ladevorrichtung sowie
- Zuschüssen zu Aufwendungen rund um die Ladevorrichtung (z. B. Betrieb, Wartung, Zählermiete – nicht Ladestrom)
mit 25% pauschal zu versteuern – unter Bedingungen (u. a. Zusätzlichkeit, Dokumentation im Lohnkonto; bei wiederkehrenden Kosten ist ein repräsentativer 3-Monats-Nachweis vorgesehen).
Praxisbeispiele: so sieht das in Unternehmen typischerweise aus
Beispiel 1: Logistikunternehmen mit 60 Dienstwagen (Außendienst + Führungskräfte)
- Ziel: einfacher Standard, wenig Belege, schnelle Payroll.
- Lösung: Strompreispauschale als Default + Belege für öffentliches Laden (HPC/AC) separat.
- Messung: kWh-Erfassung über Wallbox/Zähler, automatischer Export.
Nutzen: planbar, skalierbar, geringe Prozesskosten.
Beispiel 2: Immobilienbestand mit gemischter Ladeinfrastruktur (Standortladen + Heimladen)
- Am Standort betreibt ein Dienstleister die Ladepunkte; der Arbeitgeber trägt Stromkosten direkt.
- Wichtig ist die korrekte Zuordnung und der Prozess, damit die steuerliche Behandlung sauber bleibt.
Nutzen: Betreiber- und Contracting-Modelle bleiben möglich, ohne dass Payroll „blind“ wird.
Beispiel 3: Vertrieb mit PV zuhause und dynamischem Tarif
- Mitarbeitende laden häufig tagsüber aus PV, nachts gelegentlich aus dem Netz.
- Unternehmen entscheidet sich entweder für:
- Monatsdurchschnittspreis (dynamisch) inkl. Grundpreisanteil, oder
- Strompreispauschale als Vereinfachung.
Nutzen: weniger Diskussionen über Eigenverbrauch und „richtigen“ Preis – klare Leitplanke.
Typische Fehler und Missverständnisse (die in der Praxis teuer werden)
- Privatwagen wie Dienstwagen behandelt → Erstattung wird steuerpflichtig.
- Kein belastbarer kWh-Nachweis → Erstattung ist angreifbar.
- Preisnachweis per Eigenbeleg → nicht das gewünschte Niveau; das Schreiben fordert nachvollziehbare Grundlagen.
- Methodenmix im Kalenderjahr (mal Pauschale, mal echte Kosten) → widerspricht der einheitlichen Jahresanwendung.
- Wallbox gestellt = Strom automatisch steuerfrei → so einfach ist es nicht; insbesondere zuhause ist die Steuerbefreiung für „Strom aus überlassener betrieblicher Ladevorrichtung“ nicht der Hebel.
- Gehaltsumwandlung statt Zusätzlichkeit bei pauschalversteuerten Vorteilen → Risiko in der Lohnsteuer.
Handlungsempfehlungen: So setzen Unternehmen 2026 einen robusten Standard auf
1) Car Policy & Payroll-Regelwerk sauber trennen
- Dienstwagenregelungen separat definieren (wer, wann, wie wird erstattet).
- Privatfahrzeuge nicht „nebenbei“ miterstatten – wenn doch, dann bewusst als steuerpflichtigen Arbeitslohn.
2) Messkonzept festlegen (Technik + Datenfluss)
- kWh-Erfassung über Wallbox-/Zählerlösung oder mobiles Messsystem.
- Datenexport und Plausibilitätschecks (z. B. Monatswerte, Ausreißer).
3) Abrechnungsmethodik für 2026 wählen – und konsequent bleiben
- Strompreispauschale: geringste Komplexität, gut standardisierbar.
- Tatsächliche Kosten: sinnvoll, wenn Unternehmen sehr präzise erstatten will und Tarif-/Abrechnungsnachweise organisatorisch beherrscht (inkl. dynamisch/PV-Regeln).
- Entscheidung pro Nutzergruppe dokumentieren und für das Kalenderjahr durchziehen.
4) Öffentliches Laden ergänzen – ohne den Prozess zu verkomplizieren
- Öffentliche Ladevorgänge können zusätzlich per Beleg abgebildet werden.
- Empfehlung: getrennte Kanäle (Heimladen standardisiert, öffentlich per Rechnung/Beleg).
5) Wallbox-Zuschüsse/Übereignung strategisch behandeln
- Prüfen, ob Pauschalversteuerung 25% für Übereignung/Zuschüsse sinnvoll ist.
- Dokumentationspflichten (Lohnkonto) und Zusätzlichkeit klar sicherstellen.
Fazit
Ab 2026 wird die Erstattung von Heimladestrom für Dienstwagen besser standardisierbar – aber nur, wenn Unternehmen drei Dinge sauber zusammenbringen:
- klare Policy
- kWh-Messung
- einheitliche Abrechnungsmethodik (Pauschale oder tatsächliche Kosten)
Wer das frühzeitig als Prozess aufsetzt, reduziert Rückfragen aus dem Fuhrpark, entlastet Payroll und schafft die Grundlage für skalierbares elektrisches Flottenmanagement.
